Jäsenrekisteriseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Collegium Musicum Turku ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.5.2018. Päivitetty 1.2.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Collegium Musicum Turku ry

℅ Ronja Valkama

YO-kylä 52 A 13, 20540 Turku

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Ronja Valkama, puheenjohtaja@cmtorkesteri.fi, 050 436 5344

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on rekisteröidyn antama suostumus. 

Jäsenluetteloon kuuluvien pakollisten henkilötietojen (täydellinen nimi ja kotipaikka) käsittelyn oikeusperuste on yhdistyslain 11 §.

Rekisterinpitäjä on Turun yliopiston ylioppilaskunnan (TYY) alaisuuteen kuuluvana järjestönä velvollinen pitämään kirjaa yhdistykseen kuuluvista TYY:n jäsenistä. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa, pitää kirjaa yhdistykseen kuuluvista Turun yliopiston ylioppilaskunnan jäsenistä, toteuttaa yhdistyksen tarkoitusta (orkesteritoiminta) sekä hoitaa yhdistyksen toimintaan liittyvää viestintää.  

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön täydellinen nimi, kotipaikka, TYY:n jäsenyys, yhteystiedot (sähköposti ja/tai puhelinnumero) sekä instrumentti.

Tiedot säilytetään rekisteröidyn jäsenyyden ajan. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä rekisteröidyn viestintään ja asiointiin liittyvistä tapahtumista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi: VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin niin on erikseen sovittu rekisteröidyn kanssa. 

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu. 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista ja puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).